Samochód służbowy – obowiązki i korzyści związane z użytkowaniem firmowego auta

Samochód służbowy do celów prywatnych — zasady korzystania

Na początku warto wyjaśnić, czym jest samochód służbowy. Jak sama nazwa wskazuje, to pojazd należący do firmy i powinien być wykorzystywany do wykonywania czynności służbowych. Najczęściej z floty firmowej korzystają przedstawiciele handlowi oraz managerowie wyższego szczebla. Aczkolwiek coraz częściej przedsiębiorstwa wyrażają zgodę na wykorzystywanie samochodu służbowego w życiu prywatnym pracownika. Nieodpłatne używanie auta firmowego jest z reguły traktowane jako bonus do umowy.

Należy zdawać sobie sprawę, że korzystanie z pojazdu służbowego do celów prywatnych zalicza się do świadczeń nieodpłatnych, a ich wartość stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, czyli ryczałtu przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego dla celów prywatnych, wynosi:

• 250 zł — dla samochodów o pojemności silnika do 1 600 cm3;
• 400 zł — dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1 600 cm3.

Ryczałt dzieli się na ilość dni, w jakich auto było wykorzystywane przez pracownika po godzinach.

W ramach wartości nieodpłatnego świadczenia firma pokrywa koszty: ubezpieczenia, zakupu i wymiany opon; materiałów eksploatacyjnych, bieżących napraw, przeglądów okresowych, wymiany oleju i innych płynów oraz zużywających się części. Natomiast paliwo wykorzystywane do jazdy prywatnej leży już w gestii pracownika.

W każdej firmie zezwalającej na korzystanie z auta służbowego w życiu prywatnym istnieje regulamin, dokładnie określający zasady użytkowania pojazdu. W nim powinny być umieszczone wszystkie obowiązki, jakie powinien spełnić pracownik, aby móc korzystać z samochodu.

Warto zwrócić uwagę na informacje o polisie OC AC. Zdarza się, że pracodawcy za spowodowanie kolizji żądają wypłaty odszkodowania od pracownika. Nierzadko też w umowie ubezpieczenia jest uwzględniony tzw. wkład własny, który musi pokryć użytkownik pojazdu. W takich sytuacjach stłuczka samochodem służbowym może stanowić nie lada wyzwanie finansowe dla kierowcy. Warto wiedzieć, że Kodeks pracy ogranicza odpowiedzialność pracownika za szkody wyrządzone w służbowym aucie. Obecnie jego wysokość kształtuje się na poziomie trzykrotności wynagrodzenia za pracę, jeśli pracownik kierujący pojazdem doprowadził do zdarzenia nieumyślnie.

Samochód służbowy — korzyści z użytkowania auta firmowego

Zdecydowana większość pracowników posiadających samochód służbowy mówi, że jest to konieczne narzędzie pracy. Przedstawiciele handlowi czy kierownicy regionalni praktycznie kilka razy w tygodniu są w podróży służbowej. Nierzadko muszą zawieźć w dane miejsce materiały reklamowe lub dokumenty firmy. Bez samochodu byłoby to o wiele trudniejsze, a z pewnością zajęłoby o wiele więcej czasu.

Gdy firma wyraża zgodę na użytkowanie samochodu poza godzinami pracy, daje to pracownikowi wiele korzyści. Przede wszystkim może autem dojeżdżać do pracy i nim wracać, po drodze zrobić zakupy i odebrać dziecko ze szkoły. W dużych firmach są zatrudnione osoby, których zadaniem jest dbanie o flotę. Przypominają o przeglądach technicznych, wymianie opon, załatwiają wszelkie naprawy oraz dbają o ciągłość polis OC. Często też owi koordynatorzy wyręczają pracowników podczas wizyt w warsztatach.

Zdarza się, że firmy udzielają zgody na użytkowanie auta służbowego podczas urlopu w kraju, a nawet za granicą. Wtedy w zależności od regulaminu przedsiębiorstwa, musimy zadbać o paliwo i odpowiednie, dodatkowe ubezpieczenia podróżne.

Samochód służbowy — obowiązki pracownika

Gdy pracodawca powierza pracownikowi mienie, ma on obowiązek o nie dbać. Każde przedsiębiorstwo posiadające swoją flotę powinno mieć regulamin i procedury, które określają szczegółowo zasady korzystania z samochodów służbowych przez pracowników.

Najczęściej do obowiązków użytkowników należy:

• mycie oraz czyszczenie wnętrza samochodu;
• dbanie o poziom płynów, umożliwiający prawidłową jazdę, np. płyn do spryskiwaczy;
• natychmiastowe zgłaszanie nieprawidłowości w działaniu samochodu;
• parkowanie na parkingach strzeżonych lub w garażu;
• bezpieczna i ekonomiczna jazda;
• oddawanie auta na okresowe przeglądy (jeśli nie ma w firmie koordynatora, zdarza się, że pracownika sam musi o tym pamiętać);
• rozliczanie się z przejechanych kilometrów. Obecnie wiele firm wyposaża flotę pojazdów w system monitoringu GPS, za pomocą którego kontroluje wydatki, pobierając dane z kart paliwowych.

W przypadku, gdy auto służbowe może być wykorzystywane do celów prywatnych, zdarza się, że pracodawca żąda od pracownika partycypowania w kosztach ubezpieczenie AC.

Służbowe auto a zniżki OC

Nie da się zaprzeczyć, że auto służbowe to wielka wygoda. Szczególnie jeśli pracownik nie posiada własnego samochodu, a z firmowego może korzystać w życiu prywatnym. Niestety jest też minus całej sytuacji. Jak wiadomo, obowiązkowe ubezpieczenie OC wykupuje właściciel auta — w tym przypadku firma. W takim wypadku, gdy nie posiadamy własnego samochodu, tylko korzystamy ze służbowego — nie budujemy pozytywnej historii ubezpieczeniowej. Co za tym idzie, ubezpieczając własny pojazd, nie dostaniemy zniżek z tytułu bezszkodowej jazdy. Jednym wyjściem jest podanie danych kierowcy w umowie OC auta firmowego. Wtedy, jeśli z poszczególnych polis nie było wypłacone odszkodowanie, jest szansa na uzyskanie zniżek przy zawieraniu polisy na samochód prywatny. Niestety nie jest to częsta procedura wśród pracodawców, ponieważ w takim przypadku tylko osoba wymieniona w umowie może kierować ubezpieczonym pojazdem.

Warto wiedzieć, że dane kierowcy, który spowodował wypadek lub kolizję autem służbowym, są zarejestrowane w Ubezpieczeniowym Funduszy Gwarancyjnym. Więc jeśli mamy na koncie stłuczkę, z pewnością towarzystwo ubezpieczeniowe weźmie pod uwagę taką informację.

Samochód służbowy daje bardzo wiele korzyści pracownikowi. Nie tylko ułatwia wypełnianie codziennych obowiązków służbowych, lecz także pomaga w codziennym życiu. Niemniej jednak warto pamiętać o obowiązkach wiążących się z jego użytkowaniem. Pracownik ma obowiązek oddać powierzone mu mienie w takim stanie, w jakim je dostał. Zatem za zniszczenia tapicerki albo rysy na karoserii trzeba zapłacić z własnej kieszeni. Także należy się liczyć z konsekwencjami w przypadku spowodowania kolizji drogowej. Firma może zażądać od sprawcy odszkodowania za straty. Dlatego, zanim z radością weźmiemy kluczyki od auta, warto dokładnie przeanalizować firmowy regulamin użytkowania pojazdów.