Wymiana dowodu osobistego po terminie – czy grożą nam konsekwencje?

Uzyskaj dowód osobisty – jak to zrobić?

W celu uzyskania dowodu osobistego należy złożyć wniosek – przez internet lub osobiście w urzędzie. W przypadku podania składanego online potrzebujesz profilu zaufanego, kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego lub certyfikatu podpisu osobistego. Niezbędne jest również uzupełnienie go o odciski palców i wzór podpisu, które zostaną pobrane w urzędzie. Czas na wizytę w tym urzędzie wynosi 30 dni od złożenia wniosku online. Po upływie tego terminu nie zostanie on zrealizowany, czyli pozostanie bez rozpoznania.

Kolejna istotna kwestia to taka, że wniosek o wydanie dowodu osobistego drogą elektroniczną można złożyć wyłącznie w sytuacji, kiedy dokument ma zostać wydany osobie, która nie ukończyła 12. roku życia. Usługa wyrobienia dowodu osobistego jest bezpłatna.

Kto składa wniosek o wydanie dowodu osobistego?

Złożyć wniosek o dowód musi każda osoba, która:

• ukończyła 18. rok życia i nie posiada jeszcze takiego dokumentu,
• wymienia dotychczasowy dowód osobisty, np. z powodu zmiany danych osobowych,
• zmieniła wygląd, np. wskutek operacji plastycznych, co utrudnia lub uniemożliwia jej rozpoznanie,
• posiada dokument z certyfikatami, które zostały unieważnione,
• zgubiła dowód lub został on skradziony albo zagubiony – wcześniej trzeba jednak zgłosić utratę lub uszkodzenie dokumentu.

Kradzież dowodu zgłasza się na policji. Nie ma już wówczas konieczności robienia tego w urzędzie czy przez internet. Dodatkowo warto poinformować o tym również swój bank, co zapewni ochronę przed oszustami. W razie podejrzenia kradzieży tożsamości stosowne powiadomienie powinno być złożone online lub w urzędzie. Przy zgłaszaniu utraty dowodu lub podejrzenia kradzieży tożsamości z urzędu zostaje zastrzeżony numer PESEL.

O wydanie dowodu może natomiast wnioskować każdy, kto:

• kończy 18 lat za mniej niż 30 dni,
• jest polskim obywatelem mieszkającym za granicą.

Elektroniczny dowód osobisty – informacje

Każdy dowód osobisty wydany od 4 marca 2019 r. jest e-dowodem, a więc dokumentem z warstwą elektroniczną – jest to wbudowany, niewidoczny z zewnątrz chip. Na awersie umieszczony jest numer CAN, również zapisany w kodzie kreskowym na drugiej stronie. W warstwie elektronicznej dowodu osobistego zamieszczone są specjalne certyfikaty wydawane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Są to 3 certyfikaty, a mianowicie:

• certyfikat pozwalający uwierzytelnić się właścicielowi dokumentu w usługach online,
• certyfikat dający możliwość podpisania elektronicznie dokumentów podpisem osobistym,
• certyfikat potwierdzania obecności.

Oprócz tego w e-dowodzie znajduje się też miejsce na certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który można nabyć u komercyjnego dostawcy i umieścić w swoim e-dowodzie. Wymienione certyfikaty są ważne przez cały okres aktualności dowodu.

E-dowód pozwala podpisywać elektronicznie podpisem osobistym rozmaite dokumenty wysyłane do urzędów oraz logować się do portali urzędowych. Podpis osobisty nie jest niczym innym, jak zaawansowaną formą podpisu elektronicznego. Dla podmiotu publicznego wywołuje on dokładnie taki sam skutek prawny, jak podpis własnoręczny. Podpis osobisty można też wykorzystywać w kontaktach z podmiotami innymi niż publiczne, ale pod warunkiem wyrażenia przez nie zgody na takie działanie.

Kiedy musi nastąpić wymiana dowodu osobistego?

Zgubiony dowód, upływ terminu ważności i zmiana danych osobowych, np. nazwiska, to sytuacje, kiedy trzeba złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego. To, jak długo czeka się na dowód, zależy głównie od ilości podań złożonych w danym urzędzie, niemniej w praktyce jest to ok. 1 miesiąca. Jeżeli obecny dokument traci ważność, wniosek o dowód osobisty trzeba złożyć co najmniej 30 dni przed upływem terminu ważności.

Nowy dokument należy odebrać jak najszybciej po otrzymaniu informacji o jego wydaniu – niezbędne jest przy tym złożenie podpisu osobistego. Dokument jest do odbioru w tym samym urzędzie, w którym złożono wniosek o jego wydanie. Informację o gotowości nowego dokumentu do odbioru można sprawdzić online, poza tym przychodzi ona na skrzynkę e-mailową oraz SMS-em. Przy odbiorze trzeba mieć ze sobą dotychczasowy dokument lub ważny paszport. Istnieje też opcja upoważnienia kogoś innego do odbioru, jeżeli wnioskodawca nie może uczynić tego osobiście z powodu:

• choroby,
• niepełnosprawności,
• innej niedającej się pokonać przeszkody, która powstała po złożeniu wniosku.

W celu odebrania dowodu po upływie 6 miesięcy od dnia jego wydania niezbędne jest skontaktowanie się z urzędem i ustalenie dogodnego terminu.

Obowiązku wymiany dokumentu nie ma w sytuacji, gdy zmienia się:

• adres zameldowania,
• nazwa miejsca urodzenia,
• nazwa urzędu, który wydał dowód.

Czy trzeba składać wniosek o wymianę dowodu, który jest w telefonie?

Jeżeli ktoś posiada dowód osobisty w telefonie, nie musi go wymieniać. Elektroniczny dowód osobisty, określany mianem mDowodu jest równoważny z plastikowym dokumentem. Niemniej nie jest on cyfrową wersją dowodu osobistego, a nowym, cyfrowym dowodem tożsamości. Oba dokumenty różnią się serią i numerem, datą wydania oraz terminem ważności. Posiadanie mDowodu nie zwalnia jednak właściciela z obowiązku posiadania standardowego dowodu osobistego.

Elektroniczny dowód mogą uzyskać wyłącznie osoby, które mają ważny fizyczny odpowiednik. Z mDowodu nie da się skorzystać za granicą oraz przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego.

Ile wynosi termin ważności dowodu osobistego?

Dowody osobiste (e-dowody z odciskami palców), które zostały wydane po 7 listopada 2021 r., zachowują ważność przez:

• 10 lat – dla osób w wieku od 12 lat,
• 5 lat – dla osób w wieku do 12 lat,
• 12 miesięcy – dla osób w wieku od 12 lat, jeżeli z powodu fizycznej chwilowej przeszkody nie jest możliwe pobranie odcisków palców.

Brak ważnego dowodu osobistego – co za to grozi?

Zgodnie z Ustawą z 6 sierpnia 2010 roku o dowodach osobistych (Dziennik Ustaw z dnia 6 sierpnia 2021 roku poz. 816) dorosłe osoby zobligowane są do posiadania dowodu osobistego i jego aktualizacji, a więc i wymiany. Wiąże się m.in. z koniecznością składania wniosku o nowy dowód osobisty w przedstawionych powyżej przypadkach. Uchylanie się od tego obowiązku podlega karze grzywny lub w określonych sytuacjach nawet karze ograniczenia wolności.

Brak ważnego dokumentu traktowany jest jak wykroczenie – zgodnie z Ustawą z dnia 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Maksymalna wysokość mandatu, jaki może otrzymać posiadacz dowodu osobistego z nieaktualnym terminem ważności, to 5 000 zł. Co więcej, mandat przysługuje też wtedy, kiedy omawiany dokument nie został wyrobiony w terminie. W Polsce żadna instytucja nie przypomina obywatelom o konieczności wymiany dowodu, dlatego tej sprawy trzeba pilnować we własnym zakresie.

Kiedy dokument uznawany jest za nieważny?

Dowód osobisty uznawany jest za nieważny nie tylko wtedy, gdy skończyła się jego aktualność, ale również w takich sytuacjach jak:

• brak możliwości zidentyfikowanie posiadacza dowodu osobistego ze względu na uszkodzenia dokumentu,
• brak możliwości odczytania warstwy elektronicznej dowodu osobistego, a także certyfikatu podpisu osobistego lub certyfikatu identyfikacji uwierzytelnienia,
• brak możliwości odczytania odcisków palców,
• znalezienie dokumentu przez osobę trzecią i oddanie go do odpowiedniego urzędu lub Konsula Rzeczypospolitej Polskiej.

Jak sprawdzić, czy dowód został zawieszony lub czy nastąpił upływ terminu ważności?

Każdy, kto ma profil zaufany lub e-dowód, ma też prawo sprawdzić, czy posiadany przez niego lub kogoś innego dokument został unieważniony albo zawieszony. Odnosi się to jedynie do dowodów wydanych w Polsce. Można to zrobić w serwisie gov.pl, gdzie znajduje się funkcja "sprawdź dowód osobisty". Po zalogowaniu się system przenosi do serwisu mObywatel.gov.pl. Wymagane jest podanie serii i numeru dowodu, który ma zostać sprawdzony. Pokazuje się informacja, czy figuruje on w wykazie zawieszonych i unieważnionych dokumentów.

Weryfikacja dowodu pod powyższym kątem bywa przydatna w różnych sytuacjach, np. kiedy ktoś chce sprawdzić czy:

• jego zagubiony dowód znajduje się już w wykazie zawieszonych i unieważnionych,
• inna osoba nie posługuje się unieważnionym lub zawieszonym dokumentem.

Dowód osobisty, który został raz zgłoszony jako utracony, jest nieodwracalnie unieważniany w Rejestrze Dowodów Osobistych. Informacja ta niezwłocznie trafia do Systemu Informacyjnego Schengen oraz do wykazu unieważnionych dowodów osobistych, do którego dostęp mają uprawnione organy czy instytucje. Posługiwanie się dokumentem, który zgłoszono jako utracony, a następnie go odnaleziono, rodzi poważne konsekwencje. Nie nosi on fizycznych znamion unieważnienia, co odbywa się poprzez odcięcie rogu, przez co może sprawiać wrażenie ważnego. Na jego podstawie nie da się jednak ani potwierdzić tożsamości, ani przekroczyć granicy.

Zawieszenie e-dowodu

W razie przypuszczenia, że zagubiony e-dowód się odnajdzie, istnieje rozwiązanie w postaci zawieszenia jego ważności na 14 dni kalendarzowych. Po odnalezieniu dokumentu należy jak najprędzej cofnąć jego zawieszenie, ponieważ w przeciwnym wypadku zostanie on unieważniony. Wtedy nie pozostaje już nic innego, jak złożenie wniosku o wydanie nowego dowodu. Do zawieszenia lub cofnięcia zawieszenia przez internet potrzebny jest profil zaufany pozwalający potwierdzić tożsamość.

Oczywiście zawieszenie lub cofnięcie zawieszenia można zgłosić w dowolnym urzędzie gminy na terytorium Polski. Po zarejestrowaniu zawieszenia lub cofnięcia zawieszenia wydawane jest przez urzędnika specjalne zaświadczenie. Nie jest ono dokumentem tożsamości. Usługa jest bezpłatna.

Zawieszony e-dowód jest czasowy nieważny. Oznacza to dokładnie tyle, że w tym czasie nie można się nim posługiwać. Po cofnięciu zawieszenia e-dowód i umieszczone w nim certyfikaty odzyskują ważność. Przy tej okazji pojawia się ważna uwaga. Otóż, jeżeli ktoś ma swoim dokumencie wgrany kwalifikowany podpis elektroniczny od prywatnego dostawcy, musi niezwłocznie skontaktować się z dostawcą tej usługi, albowiem ten podpis nie ulega zawieszeniu z urzędu.